Kamis, 07 Desember 2017

Contoh Macam Surat Niaga Yang Baik dan Benar

Apa itu Niaga?

Niaga atau berniaga merupakan kegiatan jual beli barang maupun jasa antara penjual maupun pembeli dengan tujuan penjual mendapatkan keuntungan dan pembeli memperoleh kepuasan atas barang/jasa yang dibeli.

Apa itu Surat Niaga?

Surat Niaga ialah surat yang berhubungan dengan kegiatan perniagaan/jual beli barang maupun jasa antara pengirim (penjual) dan alamat tujuan (pembeli).


Baca Juga: 

Jenis-Jenis Surat Niaga

Berdasarkan dari isi surat, Surat Niaga dapat dibagi kedalam beberapa jenis, antara lain:

1. Surat Perkenalan

Surat yang dikirimkan penjual kepada calon pembeli dengan tujuan memperkenalkan produk (barang/jasa) yang dijual. Dengan kata lain surat ini merupakan surat promosi. Format Surat Perkenalan Produk bisa Anda lihat di Bawah
 

Contoh Surat Perkenalan Perusahaan Produksi Makanan


CV. Flavorlova Bandung
Jalan Cengkeh No. 108 Bandung
Telp. 022 – 321988

Kepada
Pimpinan CV Toserba Terang Benderang
Jalaan Sukamaju Raya no.101
Kota Bandung

Perihal : Surat Perkenalan Perusahaan

Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini, kami ingin memperkenalkan perusahaan kami sekaligus berharap ingin menjadi rekanankerja pada perusahaan Bapak atau Ibu. Sebagai awal perkenalan, saat ini perusahaan kami bergerak di bidang produksi makanan olahan cepat saji yang sudah berjalan selama 10 tahun.  Produk andalan kami adalah seblak instan dengan merk “seblakers” yang omsetnya sudah mencapai 10.000 bungkus produksi per minggu.
Sejak berdirinya perusahaan ini, CV. Flavorlova selalu berkomitmen untuk mengedepankan pelayanan dan kepuasan pelanggan kami, serta dapat menjadi supplier yang bisa diandalkan oleh setiap pelanggan kami, dan menjadikan perusahaan ini selalu terdepan dalam berinovasi.
Demikian surat perkenalan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/ Ibu, kami sampaikan terima kasih.

Bandung, 3 Agustus 2016
Hormat kami,
CV. Flavorlova Bandung

Dedi Setiawan
Direktur Utama
 
 

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat yang dikirim oleh calon pembeli kepada penjual yang berisi tentang permintaan agar penjual mengirimkan surat penawaran terhadap suatu produk. Surat ini dapat dibuat atas inisiatif sendiri atau karena sebelumnya telah melihat surat perkenalan dari penjual sehingga tertarik akan barang/jasa yang dijual. Inti dari isi surat ini ialah meminta penjelasan secara rinci terkait dengan produk yang dijual, seperti nama produk, harga, cara pembayaran, cara penyerahan/pengiriman serta hal-hala lain yang dianggap penting. Format surat permintaan penawaran dapat Anda lihat di Bawah:
 

Contoh surat permintaan penawaran barang


PT KEDALI UTAMA
Jl. Pahlawan No 4
Jakarta, 6 Juni 2015
No          : 121/IX/8479/06/2015
Perihal    : Permintaan Penawaran Produk

Kepada Yth.
PT SAGA SUKSES MAKMUR
Jln. Kemajuan Pesat No 121
Jakarta

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan Surat Pengenalan Produk yang telah Bapak/Ibu kirim sebelumnya, kami tertarik untuk membeli berbagai kebutuhan peralatan kantor yang Anda tawarkan.
Untuk itu kami mohon Bapak/Ibu dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan sebagai berikut:
  1. Rincian Barang yang lebih detail
  2. Daftar Harga
  3. Cara pemesanan dan pembayaran
Pemesanan akan kami lakukan setelah mempertimbangkan kembali informasi diatas yang telah kami terima. Semoga surat ini menjadi awal hubungan kerjasama yang baik antar perusahaan kita.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.


                                                                                                                                                                         Hormat Kami,

                                                                                                                                                            Metra Media Digital
Preview & Download
 

3. Surat Penawaran

Surat yang dikirim oleh penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan suatu produk. Isi pokok dari surat penawaran ialah menyampaikan secara rinci informasi tentang produk yang ditawarkan, yaitu berupa kualifikasi produk, cara pembayaran, harga dan lain-lain. Apabila surat ini merupakan jawaban dari surat Permintaan Penawaran dari pembeli, maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim Surat Permintaan Penawaran (Calon Pembeli).
 

Surat Penawaran Barang

Yogyakarta, 10 Maret 2011
Kepada
Yth. Manajer General Affair
PT Maju Mundur
Jl. Malioboro 23
Yogyakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini, perkenankanlah kami memperkenalkan perusahaan kami kepada Bapak. Perusahaan kami bernama PT Selalu Maju yang bergerak di bidang distributor alat tulis kantor.
Menurut informasi yang kami peroleh, PT Maju Mundur adalah perusahaan properti yang sedang berkembang pesat dan akan membuka lagi beberapa kantor pemasaran di Yogyakarta. Sehubungan dengan hal itu, perkenankanlah kami menawarkan beberapa produk alat tulis kantor yang kami pasarkan. Bersama surat ini kami lampirkan daftar barang beserta harganya masing-masing.
Jika perusahaan Bapak membutuhkan layanan kami, maka cukup menghubungi kami melalui nomor telepon 0274-99999 dan kami akan mengantarkan barangnya langsung ke lokasi. Selanjutnya kami akan mengirimkan invoice setiap akhir bulan untuk transaksi-transaksi yang terjadi pada bulan yang bersesuaian. Kami akan memberikan discount khusus jika akumulasi pembelian dalam satu bulan lebih dari Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah).
Kami berharap agar penawaran ini dapat dilanjutkan ke dalam suatu bentuk kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak. Apabila Bapak berminat, kami siap melakukan presentasi dan melakukan membicarakan lebih lanjut.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT Selalu Maju
Edi Susilo
Manajer Marketing
 

4. Surat Pesanan

Surat yang dibuat dan dikirm oleh calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta atau memesan produk yang akan dibeli. Surat ini boleh saja dibuat karena kebutuhan, ataupun karena sebelumnya sudah menerima surat penawaran dari penjual. Isi pokok yang dari surat ini ialah menyebutkan nama produk, harga produk, cara pembayaran dan lain-lain. Untuk melihat Format dari Surat Pemesanan Barang ini, 
 

Contoh Surat Pemesanan Barang

PT. Jaya Sejahtera
Jln. Panjang Lurus No. 234
Bandung Jawa Barat
===============================================================
Nomor       : 123/JS/III/2009
Lampiran  : –
Hal             : Pesanan Barang Elektronik

Kepada Yth.
PT. Batara Kala
Jln. Gatot Subroto no 123
Jakarta

Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi dari surat penawaran yang telah saudara ajukan pada tanggal 10 Februari 2009, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang komputer dan laptop sebagai berikut:
1. 10 Unit Laptop merk “A” tipe 123
2. 10 Unit Laptop merk “B” tipe 345
3. 10 Unit  Laptop merk “C” tipe 987
4. 10 Unit PC merk Top tipe 12
5. 1 Unit Server IBM tipe 12
6. 10 Unit antivirus Kasper 2009
Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dan persyaratan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.
Kami berharap bisa menerima barang sebelum tanggal 25 maret 2009. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.


Hormat kami,

Ruslan
(Direktur)
 

5. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat ini dibuat dan dikirim oleh penjual sebagai bentuk jawaban atas pesanan pembeli yang berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap untuk dikirim. Disamping sebagai pemberitahuan, surat ini juga berguna agar pembeli dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang pesanan tersebut. Surat ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh. Isi dari surat ini yaitu penjelasan tentang jenis barang serta jumlahnya, alat angkut yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ke tempat pembeli. Jika diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman, asuransi dan packing list. 
 

Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

PT. ELEKTRONIK MAJU
Jalan Buntu No. 202
Jakarta
======================================================================
                                                                                                 10 Februari 2015
Nomor       : 205/EM/IV/2015
Lampiran  : 2 (dua) lembar
Hal            : Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada
CV INGIN MAJU
Jalan Ketapang No. 10a
Banda Aceh

Dengan hormat,
Surat Saudara tertanggal 28 Desember 2014 dengan Nomor: 255/IM/IV/2014 perihal pesanan barang elektronik sudah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim dengan paket kilat ELTEHA. Barang pesanan dikemas menggunakan pengepakan khusus dan kertas rumput agar tidak mengalami kerusakan ditengah perjalanan.

Bersama ini pula kami lampirkan packing list beserta faktur seharga Rp 255.000.000,00 (dua ratus lima puluh lima juta empat rupiah) atas pembelian:

1. 22 Unit Kulkas
2. 20 Unit Mesin Cuci
3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin
5. 5 Unit Ac

Bersama barang pesanan kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 Unit TV Led Panasonic 20" karena Saudara memesan sebelum tanggal 01 Januari 2015, sesuai dengan penawaran dari kami. Setelah barang diterima hendaknya pembayaran segera dilunasi.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT. ELEKTRONIK MAJU

IKHSAN
Manajer Penjualan
 
 
6. Surat Pengaduan

Surat ini dibuat dan dikirim oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah ini biasanya timbul karena adanya ketidaksesuaian antara pesanan dengan barang yang diterima. Misalkan barang rusak, jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya. Isi surat pengaduan memuat beberapa hal dibawah ini:
- Pernyataan tentang telah diterimanya barang yang dipesan
- Pernyataan maaf atas adanya ketidaksesuaian
- Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
- Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memenuhi kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah diselesaikan. 
 
 

Contoh Surat Klaim Pengaduan Yang Tepat dan Benar

TOKO INGIN MAJU
Jln. Ketapang No. 10a
Banda Aceh

30 Desember 2016

Nomor : 35/IM/IV/2016

Kepada
PT Elektronik Maju
Jln. Buntu No. 202
Jakarta

Hal         : Pengaduan Kerusakan Barang
Lamp     : 1 (satu) lembar faktur

Dengan hormat,
Barang pesanan dari Saudara yang berupa :

1. 22 Unit Kulkas
2. 20 Unit Mesin Cuci
3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin
5. 5 Unit AC

Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.

Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
TOKO INGIN MAJU



IKHSAN
Pemilik
 
7. Surat Jawaban Pengaduan

Apabila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi dari surat ini antara lain:
- Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah dikirmkan
- Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi serta alasannya
- Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
- Apabila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
- Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatan.

Contoh Surat Jawaban Pengaduan Barang/Produk

PT. ELEKTRONIK MAJU
Jln. Buntu No. 202
JAKARTA
======================================================================
Nomor :  305/EM/IV/2015                                                       1 April 2015

Kepada
Yth. Pemilik Toko Ingin Maju
Jln. Ketapang No. 10a
Banda Aceh

Hal       :  Penggantian Kerusakan Barang
Lamp   :  1 (satu) Lembar Faktur

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 25 Maret 2015 dengan Nomor: 35/IM/IV/2015 perihal pengaduan kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat Saudara, kami segera melakukan pengecekan dan ternyata karyawan kami melakukan kesalahan dalam pengepakan sehingga barang pesanan Saudara banyak mengalami kerusakan. Atas kesalahan tersebut, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya.

Selanjutnya kami akan segera mengirimkan 5 unit TV yang baru sebagai pengganti barang pesanan Saudara yang mengalami kerusakan, kami harap Saudara senang menerimanya. Faktur asli pesanan Saudara telah kami kirimkan.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT ELEKTRONIK MAJU


IKRAM SYAHPUTRA
Manajer Penjualan



8. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat ini hanya dibuat apabila pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara langsung setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Poin penting yang perlu dicantumkan dalam surat ini yaitu:
- Hubungkan dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman barang. Apabila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan pengaduan maka hubungkan juga surat jawaban pengaduan bila ada
- Menyebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan
- Penjelasan mengenai cara pembayaran
- Lampiran bukti pembayaran
- Apabila tidak bisa membayar secara penuh kemukakan alasannya

Contoh Surat Pengiriman Pembayaran

CV. INGIN MAJU
Jalan Ketapang No. 10a
Banda Aceh
=================
Nomor: 210/EM/IV/2015 30 April 2015
Kepada
PT. ELEKTRONIK MAJU
Jalan Buntu No. 202
Jakarta Pusat
Hal : Pengiriman Pembayaran
Lampiran : Bukti Pengiriman Pembayaran
Dengan hormat,
Kami beritahukan bahwa kiriman barang Saudara tanggal 25 April 2015 telah kami terima dengan baik. Kami sangat senang atas pelayanan yang Saudara berikan.
Sesuai dengan persetujuan bahwa total pembayaran barang yaitu sebesar Rp 70.000.000,00 (Tujuh puluh juta rupiah). Kami kirimkan Rp 50.000.000,00 (Lima puluh juta rupiah) melalui Bank BRI Cabang Jakarta Pusat. Sisanya sebesar Rp 20.000.000,00 (Dua puluh juta rupiah) akan kami lunasi pada tanggal 4 Mei 2015. Bersama ini pula kami lampirkan bukti pembayaran.
Atas perhatian dan pelayanan baik dari Saudara kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami
CV. INGIN MAJU
IKHSAN
Kabag. Keuangan


9. Surat Penagihan

Surat ini dibuat dan dikirim oleh penjual kepada pembeli karena pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga membayar/melunasi kewajibannya atau dengan bahasa lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi pokok dari surat ini adalah meminta pembeli untuk segera melunasi/membayar utangnya. Hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini ialah:
- Bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi utangnya
- Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur
- Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
- Jumlah utang yang belum dibayar
- Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya dalam batas waktu

Apabila melebihi 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga dibayar, maka penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan jika penagihan kedua juga tidak mendapat reaksi dari pembeli, maka dapat dilayangkan surat penagihan ketiga. Bila penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila sampai batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan dibawa ke pengadilan. 
 

Contoh Surat Penagihan Pembayaran Yang Benar

PT. ELEKTRO JAYA
Jl. Telaga Warna No.4
Jakarta Barat
================================================================
Nomor    : 17/TB/VII/2016                                                                 27 Juli 2016
Lamp         : Faktur Pembelian
Hal         : Penagihan Pembayaran

Kepada
CV. Sinar Terang
Jl. Matahari No. 17
Bengkulu

Dengan hormat,
Melalui surat ini kami memberitahukan bahwa menurut pembukuan kami tertanggal 10 Juli 2016, dengan barang 15 buah Mesin Kopi, yang dikirim atas nama CV. Sinar Terang dengan alamat Jl. Matahari No. 17 Bengkulu, Saudara masih memilki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp. 30.000.000 (Tiga Puluh Juta Rupiah) sesuai faktur No.524/FB/VI/2016 yang salinannya kami sertakan pada lampiran surat ini.

Mengingat waktu pada saat ini telah 1 bulan melewati batas waktu yang telah kita sepakati sebelumnya, maka melalui surat ini kami sangat berharap bahwa Saudara dimohon dengan segera untuk melunasinya.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan atas perhatian dan kerja sama dari Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. ELEKTRO JAYA



Mahfud Hadi, SE
Manager Keuangan
 

10. Surat Penangguhan Pembayaran

Surat ini dibuat dan dikirim oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan sebagai berikut:
- Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman barang atau telah menerima surat penagihan
- Pernyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum dapat memenuhi kewajibannya sesuai dengan kesepakatan
- Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya
- Berjanji untuk segera melunasinya 

Contoh Surat Penangguhan atau Penundaan Pembayaran Barang / Produk

               CV. SEJAHTERA IG
                                              Jl. Keramat No. 21b
                                                     Banda Aceh
======================================================================
No : 23/IM/V/2016                                                                          11 Maret 2016
Hal : Penangguhan Pembayaran
Kepada
Yth. Direktur PT. Medan Jaya
Jl. Sisinagamaraja No. 312
Jakarta Pusat
Dengan Hormat,
Kami beritahukan kepada saudara bahwa menurut buku catatan kami, bahwa kami masih mempunyai sisa hutang Rp. 20.000.000 (dua puluh juta rupiah), yaitu faktur no. 210/EM/IV/2016 yang harus lunas pada tanggal 5 Maret 2016 yang akan datang.
Berhubung pada akhir-akhir ini di daerah pertokoan kami sering terjadi kerusuhan dab bahkan sebagian toko kami ada yang terbakar, maka usaha kami mengalami kemunduran bahkan barang-barang yang baru saja kami datangkan dari perusahaan Saudara belum sempat kami pasarkan.
Berkenaan dengan keadaan itu, kami mohon kerelaan saudara agar faktur tersebut dapat ditunda pembayarannya sampai pada awal Juni 2016 mendatang.
Mudah-mudahan kelonggaran waktu yang Saudara berikan kepada kami dapat kami pergunakan untuk berusaha semaksimal mungkin sehingga dapat melunasi hutang tersebut tepat pada waktu yang kami janjikan.
Demikianlah pemberitahuan kami. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan banyak terima kasih.
Hormat kami
CV SEJAHTERA IG

Imran Maulana


11. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah sebagai berikut:
- Penyampaian bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima
- Apabila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembeli, nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya. Namun jika penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas alasannya
- Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir
 

Contoh Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

PT Devloper Sofware
Jl. Buntu No. 202
Jakarta Pusat
=================================
Nomor : 45/IM/IV/2015 25 Desember 2015
Hal : Penangguhan Pembayaran
Kepada
CV Grobakz Seo Team
Jl. Maju Terus
Purwokerto
Dengan hormat,
Membalas surat Saudara Nomor: 203/EM/V/2015 tertanggal 1 Desember 2015 perihal penangguhan pembayaran telah kami terima dengan penuh perhatian.
Setelah membaca surat tersebut, dengan segala pertimbangan kami beritahukan bahwa kami akan memberikan waktu pembayaran untuk faktur Nomor: 210/EM/IV/2015 sebesar Rp 20.000.000 (dua puluh juta rupiah) atas pembelian barang-barang elektronik. Kami berikan kebijakan untuk melunasi pembayaran dalam jangka waktu 2 minggu dari waktu yang telah ditentukan
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT Devloper Sofware
Rastafara
 

0 komentar

Posting Komentar