Selasa, 03 Januari 2017

3 Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang/Produk

Gambar Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang/Produk


Apa Itu Surat Balasan Pengaduan Barang?

Surat balasan pengaduan barang atau surat balasan komplain barang yang rusak atau karena sebab lain adalah sebuah surat yang dibuat oleh penjual untuk menjawab surat pengaduan barang/produk yang telah dikirimkan oleh pembeli/konsumen. Surat komplain yang dibuat dan dikirim oleh pembeli kepada penjual, tidak serta merta dilakukan, namun karena adanya ketidaksesuain antara barang pesanan pembeli dengan barang yang diterima. Bisa saja karena salah mengirim barang, barang pesanan rusak, jumlahnya tidak sesuai dengan pesanan dan berbagai macam sebab lainnya. Dan semua sebab itu merugikan pihak pembeli, sehingga pembeli memiliki hak untuk mengadukan hal tersebut kepada penjual dengan harapan penjual mau mengganti barang yang tidak sesuai tersebut.

Cara Membuat Surat Balasan Pengaduan Barang

Surat ini termasuk dalam surat resmi, sehingga dalam pembuatannya juga harus menggunakan aturan-aturan yang resmi pula. Seperti penggunaan bahasa yang formal, sopan dan jelas. Ada beberapa hal penting yang harus dimuat sebagai isi dari surat ini, yaitu :
    1. Ucapan terima kasih atas surat komplain yang sudah dikirim pembeli 
    2. Sampaikan penyesalan atas permsalahan yang sudah terjadi berikut dengan alasannya 
    3. Berikan sebuah keputusan untuk memecahkan permasalahan yang terjadi 
    4. Jika permasalahan terjadi di luar tanggung jawab penjual, berilah saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap membantu jika diperlukan 
    5. Yakinkan pembeli kalau permasalahan seperti ini tidak akan terulang lagi di waktu mendatang
      Sedangkan untuk susunan / bagian-bagian dari surat balasan pengaduan barang adalah sebagai berikut :

      1. Kepala Surat/ Kop Perusahaan
      2. Tempat dan tanggal surat
      3. Nomor surat
      4. Perihal
      5. Lampiran 
      6. Alamat / orang yang dituju (Penerima)
      7. Isi, yang meliputi 5 poin seperti yang sudah dijelaskan di atas
      8. Tanda tangan


      Nah, itulah hal-hal yang harus diperhatikan pada saat ingin membuat surat jawaban pengaduan barang. Dari penjelasan di atas, apakah Anda sudah bisa membuat surat balasan pengaduan barang yang baik dan benar? jika belum, silahkan lihat contoh di bawah ini. Mudah-mudahan contoh di bawah ini bisa membantu Anda dalam menyusun surat balasan komplain barang tersebut.

      Baca Juga:

      5 Contoh Surat Panggilan Karyawan Mangkir Yang Baik



      Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang / Produk I

      PT. JAYA UTAMA
      Jln. Melati No. 45
      JAKARTA
      ===================================================================

      Nomor  :  17/JU-KOMPLAIN/IV/2016                                                           20 Mei 2016
      Hal        :  Penggantian Kerusakan Barang
      Lamp    :  1 (satu) Lembar Faktur

      Kepada
      Yth. Pemilik Toko Elektronik utama
      Jln. Anggrek No. 24
      Banda Aceh

      Dengan hormat,

      Surat Saudara tertanggal 2509 Mei 2016 dengan Nomor: 27/EU/V/201 perihal pengaduan kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.

      Sehubungan dengan surat Saudara, kami segera melakukan pengecekan dan ternyata karyawan kami melakukan kesalahan dalam pengepakan sehingga barang pesanan Saudara mengalami kerusakan. Atas kesalahan tersebut, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya.

      Selanjutnya kami akan segera mengirimkan 3 unit TV yang baru sebagai pengganti barang pesanan Saudara yang mengalami kerusakan, kami harap Saudara senang menerimanya. Faktur asli pesanan Saudara telah kami kirimkan.

      Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

      Hormat kami,
      PT JAYA UTAMA


      IKHSAN, SH
      Manajer Penjualan

      Contoh Surat Jawaban Pengaduan Barang / Produk

      PT. BANGUN BERSAMA
      Jln. Mawar No. 34
      JAKARTA
      ===================================================================

      Nomor  :  20/BB-KOMPLAIN/III/2016                                                           20 Mei 2016
      Hal       :  Balasan Pengaduan
      Lamp   :  1 (satu) Lembar Faktur

      Kepada
      Yth. Pemilik Toko Mitra Jaya
      Jln. Siliwangi No. 35
      Banda Aceh

      Dengan Hormat,
      Surat saudara tertanggal 10 Mei 2016, Nomor : 45/MJ/IV/2016 dengan perihal kerusakan barang, telah kami terima.

      Setelah kami mempelajari isi surat tersebut dan mengadakan penelitian kebagian pengiriman barang, ternyata kerusakan itu terjadi karena kekeliruan karyawan kami yang menyebabkan kerusakan pada barang pesanan Saudara. Untuk itu, kami mohon maaf dan mengenai penggantian barang telah kami kirimkan, semoga secepatnya dapat di terima oleh saudara.

      Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Semoga hubungan baik perusahaan kita tetap terjalin dengan baik dan saling menguntungkan. 

      Hormat kami,
      PT BANGUN BERSAMA


      Widianto, SE
      Manajer Penjualan

      Demikian 2 contoh surat balasan pengaduan barang/produk yang dapat saya bagikan kepada Anda di kesempatan yang berbahagia ini. Semoga kedua contoh surat komplain di atas bisa membantu Anda dalam menyusun surat tersebut. Silahkan Anda edit dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Dan jika surat di atas bermanfaat bagi Anda,

      0 komentar

      Posting Komentar